Negosiasi Dengan Pendekatan Problem Solving

Bagaimana melakukan negosiasi yang sukses? Tentu ada caranya. Selain berusaha memenuhi syarat menjadi negosiator yang baik dan memahami makna dari negosiasi seperti yang telah diberikan pada posting sebelumnya (negosiasi dan negosiator), ada hal lain yang harus dipahami seperti yang akan dijelaskan pada posting kali ini.

Negosiasi yang berhasil harus dilakukan dengan prinsip-prinsip dan tahap tertentu. Dalam posting ini, penulis tertarik menghubungkannya dengan prinsip dasar problem solving yang sudah pernah disampaikan pada posting sebelumnya. Adapun prinsip-prinsip penting dalam melakukan negosiasi dijelaskan pada point-point berikut ini:

Pemetaan Situasi dan Analisis Akar Permasalahan.

Pemetaan situasi secara prinsip adalah pemetaan tujuan dan posisi antara negosiator dan klien / partner. Proses ini terkait dengan tujuan Mapping Peta Pertempuran. Seperti yang telah diketahui bahwa pemenang pertempuran adalah yang paling memahami peta situasi medan pertempuran itu sendiri. Pemahaman peta situasi akan menghasilkan strategi negosiasi yang paling jitu. Terlebih dari hasil analisis pemetaan tersebut dihasilkan satu atau beberapa point kunci kemenangan pertempuran.

• Menetapkan Tujuan Negosiator. Tiap negosiasi memiliki tujuan spesifik dan berbeda. Memahami tujuan negosiasi adalah tahap awal yang penting. Negosiasi dianggap selesai apabila tujuan telah tercapai. Seorang negosiator yang baik akan menutup negosiasi apabila tujuan telah tercapai. Jangan pernah serakah ingin lebih ketika tujuan yang diinginkan telah tercapai. Hal ini kadang membuat tujuan yang telah tercapai bisa jadi hilang karena lawan menarik kesepakatannya. Mendefinisikan tujuan sangat penting dalam bentuk yang terukur. Misalnya target laba dari negosiasi adalah Rp. 100 juta. Atau target selesai suatu pekerjaan adalah 10 bulan. Definisikan tujuan dalam bentuk yang terukur dan jelas. Menentukan tujuan juga harus realistis dengan probabilitas yang memungkinkan untuk dicapai. Tujuan yang selangit akan sulit diberikan oleh klien / partner.
• Mengenali Tujuan Lawan. Mengenali tujuan lawan sangat penting dalam rangka menentukan strategi yang tepat dalam negosiasi. Tujuan lawan seringkali dilihat sebagai ancaman, padahal negosiasi yang sukses sering beranjak dari pemahaman dan landasan tujuan lawan itu sendiri. Pemahaman tujuan lawan sebaiknya tidak dilakukan secara dangkal. Misalnya lawan menginginkan persetujuan klaim yang diajukan sebesar Rp. 1 M. Setelah dikaji ternyata klaim itu adalah bentuk lain dari keinginan lawan untuk menutup kerugian. Dengan memahami secara mendalam hal tersebut, maka tujuan lawan sebenarnya adalah untuk mengurangi kerugian. Angka tuntutan agar kerugian dapat diperkecil biasanya lebih kecil dari yang diklaimkan. Apapun motifnya, apa yang klien perjuangkan pada hakekatnya ruang lebar bagi peluang negosiator. Untuk itu, negosiator harus benar-benar mampu menganalisa tujuan lawan dengan cara mendengarkan. Bisa jadi peluang negosiator lebih spektakuler  dibanding dengan lawan. Tujuan klien merupakan hal yang akan didapatkan dari ”saku” negosiator. Jika keduanya menginginkan hal yang sama, maka sulit mendapatkan kesepakatan. Saat itu perlu dicari peluang lain yang dapat diterima oleh lawan. Tujuan lawan harus dipahami dari motif nya, bukan wujud permintaannya. Dengan memahami motif, maka tersedia alternatif-alternatif lain agar keinginan lawan terpenuhi. Dengan demikian, negosiator harus trampil mengalihkan tuntutan lawan yang sulit dipenuhi ke arah yang dapat dipenuhi.
• Memahami Ruang Tawar-Menawar. Setelah memahami tujuan sendiri dan tujuan lawan, maka petakanlah dalam bentuk sederhana namun jelas bentuk ruang tawar-menawar. Ruang ini disebut juga sebagai Zone Peluang Kesepakatan.
• Memahami posisi Negosiator. Sebelum melakukan negosiasi, harus dipetakan posisi negosiator. Posisi ini terkait dengan kekuatan bargaining position dan otoritas si negosiator. Posisi negosiator akan menentukan jalan atau langkah yang harus ditempuh. Jika diketahui bahwa posisi bargaining position lemah, tentu harus dilakukan langkah bagaimana menjadi sama atau lebih tinggi. Posisi bargaining position yang lebih tinggi akan berpeluang memberikan hasil negosiasi yang lebih baik, tujuan negosiasi pun akan lebih gampang tercapai.
• Mengetahui posisi Lawan negosiator. Dalam meja perundingan, harus dikenali siapa lawan dan kawan. Siapa yang memutuskan dan siapa yang memiliki pengaruh paling kuat dari sisi lawan. Maksudnya adalah memahami karakter dan fungsi dari delegasi lawan negosiasi. Tak jarang dalam suatu negosiasi ada karakter dari salah satu delegasi lawan yang hanya berlaku “tukang pembuat rusuh”. Ini harus dipaham agar negosiator tidak larut dalam kerusuhan yang mungkin sengaja dibuat untuk membuat negosiasi berjalan timpang dan mungkin itu sebagai strategi untuk membuat emosi negosiator naik yang diharapkan akan membuat negosiator kehilangan konsentrasi.
• Memperkirakan Strategi Klien. Strategi yang akan dilakukan oleh seorang negosiator sangat tergantung dari strategi yang akan dilakukan oleh lawan. Strategi yang diterapkan oleh negosiator haruslah mampu untuk mengantisipasi hal-hal negatif yang mungkin ada pada strategi lawan. Strategi lawan adalah pola pikir / rute lawan, merupakan jalan terbaik yang harus dilakukan menurut versi lawan. Kata kunci ”pola pikir / rute” yang dipilih oleh lawan adalah hal yang sangat berharga untuk menjelaskan kekuatan yang dimiliki oleh lawan, bargaining position, tujuan atau target minimal yang diharapkan oleh lawan, pemetaan tentang posisi dan kondisi negosiator oleh lawan, serta yang paling penting adalah kelemahan strategi itu sendiri. Dari kata kunci itulah banyak peluang yang dapat dikembangkan yang dikemas dalam strategi negosiasi.

Hipotesa dan Pengujian Hipotesa

Setelah memahami peta situasi dan menangkap akar permasalahan yang umumnya berupa motif dan masalah terpenuhinya motif kedua belah pihak, dapat disimpulkan suatu hipotesa bagaimana prinsip-prinsip strategi negosiasi harus dilakukan. Prinsip-prinsip negosiasi ini sangat penting dalam hal pengembangan strategi yang harus dilakukan.

Untuk memastikan prinsip-prinsip strategi itu dapat dilakukan pengujian sebagai langkah validasi atas tingkat kebenaran prinsip-prinsip tadi. Pengujian hipotesa dapat dilakukan dengan cara-cara:

• Diskusi dengan teman atau pihak lain dimana negosiator mengambil posisi seolah-olah sebagai lawan negosiasinya nanti. Cara ini akan meningkatkan pemahaman situasi dan perasaan lawan negosiasi.
• Analisis data-data. Langkah ini dapat dilakukan apabila data-data yang diperlukan untuk menguji hipotesa tersedia
• Komparasi dengan kasus yang mirip. Komparasi ini dapat mengambil kasus yang pernah dialami oleh negosiator maupun kasus lain yang pernah terjadi
• Analisis motif dan kepribadian lawan negosiator. Perlu dipahami bahwa tiap orang berbeda dalam hal motif dan kepribadiannya. Analisis ini membawa negosiator benar-benar memahami dan mampu memprediksi segala kemungkinan yang akan terjadi terkait strategi yang akan dilakukan berdasarkan hipotesanya. Analisis ini juga menjadi dasar antisipasi hal-hal negatif yang akan terjadi.
• Pengujian dengan pangajuan usul lepada lawan.

Menemukan, Menyeleksi dan Mengembangkan Solusi / Strategi.

Hasil tahap menentukan hipotesa dan pengujian hipotesa adalah berupa prinsip-prinsip strategi yang memiliki tingkat kemungkinan keberhasilan yang tinggi karena telah diuji atau divalidasi. Berdasarkan prinsip-prinsip strategi itu dikembangkanlah berbagai strategi dalam melakukan negosiasi.

Dalam menjalankan teknik negosiasi kita mengenal empat pendekatan, yakni bargaining, kompromi, kalah menang dan menang menang. Namun yang paling ideal dalam kegiatan bisnis adalah negosiasi yang berorientasi pada situasi menang-menang. Oleh karena selain berorientasi terhadap pemecahan masalah, juga berorientasi pada terpenuhinya kepuasan kedua belah pihak dan tercipta dan terpelihara hubungan jangka panjang yang harmonis. Dalam “menang-menang” pihak lain tidak dipandang sebagai lawan melainkan sebagai mitra bisnis. Akan tetapi, tidak setiap situasi memungkinkan kita untuk melakukan negosiasi yang berorientasi pada situasi “menang-menang”. Ini terjadi manakala terjadi konflik kepentingan dengan pihak lain dan pihak lain berupaya menggunakan pendekatan negosiasi ”kalah-menang”. Selain itu, hubungan harmonis jangka panjang tidak diperhitungkan dan jika kita merasa cukup kuat untuk melakukan barganing.

Pada tahap ini, segala strategi diungkapkan berdasarkan pengalaman maupun informasi strategi lain yang tingkat keberhasilannya tinggi. Strategi-strategi itu dicatat dalam suatu list atau daftar yang disebut long list. Daftar itu kemudian dianalisa untuk diseleksi bertahap.

Tahap awal seleksi adalah dengan mengkaji tingkat kemungkinan keberhasilan dan kecepatan / tingkat kesulitan negosiasi. Analisis ini melihat suatu strategi dengan pendekatan khusus dimana dikaji tingkat kemungkinan keberhasilannya. Hasilnya adalah suatu short list atas strategi-strategi yang paling mungkin untuk dilakukan. Strategi-strategi dalam shortlist tersebut lalu dikembangkan dan dikombinasikan untuk menghasilkan suatu rangkaian tahap strategi yang dianggap paling jitu setelah mempertimbangkan peta yang ada dan analisis yang telah dilakukan.

Strategi terpilih dapat didekatkan dengan BATNA (Best Alternative to a Negotiated Agreement) sebagai pertimbangan yang diusulkan oleh Prof. Roger Fisher dan William Ury di Harvard untuk meyakinkan para negosiator agar bergerak keluar dari posisi dasar yang tidak reaistis dan tidak fleksibel. BATNA yang kuat akan membuat kita dapat bernegosiasi dengan penuh percaya diri dan kekuasaan. BATNA ditentukan atas tiga proses : Pertama, buatlah daftar hal yang perlu dilakukan jika gagal mencapai kesepakatan. Kedua, kemukakan opsi-opsi terbaik Anda dan upayakan sebaik mungkin atas opsi-opsi itu. Terakhir, pilihlah opsi yang terbaik. Itulah BATNA. Dalam hal ini, perlu untuk memperkirakan BATNA lawan. Semakin kuat BATNA lawan, maka semakin kuat posisi tawar mereka.